3e. Bedrijfsvoering

De gemeentelijke dienstverlening moet nu en in de toekomst passen bij wat de stad nodig heeft. Bedrijfsvoering levert hieraan een cruciale bijdrage, door ervoor te zorgen dat de gemeentelijke processen makkelijk, snel, betrouwbaar en efficiënt zijn. Vanuit de ambitie om hierin te kunnen (blijven) verbeteren is het noodzakelijk dat bedrijfsvoering verder professionaliseert.

Personeel en Organisatie (P&O)

In 2024 heeft P&O geïnvesteerd in het verbeteren van kwaliteit van de eigen sector en zijn belangrijke stappen gezet om bij te dragen aan de groei van de stad. Een nieuw stuurmodel is in werking getreden en ook de hoofdstructuur van de portefeuilles Sociaal Maatschappelijke Opgaven (SMO) en Ruimtelijk Economische Opgaven (REO) is gerealiseerd. Onderdeel hiervan is een gezonde span-of-attention. Gevolg is kleinere teams waardoor leidinggevenden meer aandacht kunnen geven aan hun medewerkers. Concreet betekende dit de selectie en benoeming van ruim 40 nieuwe leidinggevenden. De groei van de stad en onze arbeidsmarktstrategie en bijbehorende campagne Eindhoven, werk waar je voor staat hebben ertoe geleid dat we in 2024 veel nieuwe collega’s hebben aangenomen.
Een nieuw management-opvolg-programma biedt interne talenten de kans om te ontwikkelen en te groeien. Dit zorgt ervoor, dat we een aantrekkelijkere werkgever blijven en worden. Ook verbeteringen in onze arbeidsvoorwaarden, zoals een vernieuwde woon-werkregeling dragen hier aan bij. Met de acties in het uitvoeringsplan diversiteit & inclusie geven we invulling aan onze doelstellingen om als werkgever met ons personeelsbestand steeds meer een afspiegeling te zijn van de arbeidsmarkt en daarmee ook onze stad.

Betrouwbare en (be)veilig(d)e informatievoorziening

Het uitvoeringsprogramma van de I-visie en I-strategie is gestart. Dit heet Generieke Informatie Voorziening Eindhoven (GIVE) en heeft als doel een aantal gestandaardiseerde, landelijk beproefde IT-oplossingen op gebied van data- en zaakgericht werken en digitaal samenwerken te implementeren voor gemeentebreed gebruik met als doel de toekomstbestendigheid van de organisatie te bevorderen ten dienste van de stad. Binnen GIVE werken we ook aan implementatie van kaders en richtlijnen rond het gebruik van Sharepoint / Teams, en aan een betrouwbaar en toegankelijk contractenregister.

In 2024 is vanuit GIVE de app Signalen succesvol gelanceerd, waarmee meldingen van woonoverlast efficiënter worden geregistreerd en verwerkt, wat de communicatie richting bewoners over de afhandeling verbetert.

We hebben voorbereidingen getroffen voor de implementatie van de Europese richtlijn NIS2, die gericht i s op het vergroten van digitale weerbaarheid en het beperken van de gevolgen van cyberincidenten. We hebben gezorgd voor de invoering van een wachtwoordmanager en meerdere risicoanalyses uitgevoerd. Doorlopende initiatieven zoals een hackathon en acties om phishing tegen te gaan, hebben het bewustzijn over cyberveiligheid binnen de organisatie vergroot.

Door sturing op compliance effectief in te richten en een compliance rapportage te ontwikkelen, hebben we meer grip gekregen op de naleving van regelgeving binnen de organisatie. In 2024 is de aanbesteding voor een GRC-tool afgerond, deze wordt momenteel geïmplementeerd. Daarmee geven we structurele invulling aan compliance en blijven we scherp op de naleving van verbetermaatregelen.

Duurzame informatiehuishouding

In 2024 hebben we verschillende initiatieven opgepakt om een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding te waarborgen. Zo hebben we een bewaarstrategie vastgesteld, is er een kwaliteitssysteem informatiebeheer in gebruik genomen en is er een informatieplattegrond ontwikkeld die inzichtelijk maakt waar zich welke informatie bevindt in de organisatie. Deze informatieplattegrond is gepresenteerd aan de toezichthouder vanuit de provincie en wordt nu door de provincie gebruikt als best practice.
We hebben daarnaast informatiecriteria toegevoegd aan de eisen die onderdeel uitmaken van de in 2023 geïntroduceerde (‘bouwblokken’-)methodiek voor de aankoop van nieuwe IT-oplossingen. Dit alles stelt ons in staat beter te voldoen aan eisen op het gebied van informatiekwaliteit, beveiliging, privacybescherming, transparantie en toegankelijkheid van informatie. Daarbij is de basis gelegd voor een betrouwbaar en toegankelijk contractenregister.
We hebben al enkele systemen aangepast zodat ze voldoen aan de eisen van dataminimalisatie en realtime bevraging van de bron van informatie mogelijk maken. Hierdoor kunnen we beter voldoen aan de AVG, Woo en Archiefwet.

Een zo goed mogelijke IT-ondersteuning

Ook in 2024 hebben we gezorgd voor een betrouwbare en beschikbare IT-dienstverlening voor onze inwoners, bedrijven en organisatie. Met uitzondering van de uitval van de gemeentelijke dienstverlening op 28 augustus vanwege de landelijke verstoring in het defensie-netwerk zijn er geen noemenswaardige verstoringen geweest. We hebben de ingezette groei van onze organisatie ondersteund. We hebben onze IT-systemen aangepast om bij te dragen aan de doelstellingen uit het bestuursakkoord, de wensen van de organisatie en te voldoen aan wijzigingen in wet- en regelgeving. We hebben ook gewerkt aan een solide ICT-basis, onder andere door te investeren in een gedeelde digitale infrastructuur, verwerving en vervanging van ICT-voorzieningen zoals laptops en applicaties en de achterstand in aanbestedingen in te lopen. Ontwikkelde dashboards geven inzicht en overzicht op onze resultaten. We hebben onze processen rondom applicatieportfolio management, security en privacy verder verbeterd en onze (agile) werkwijze verder doorontwikkeld om de wendbaarheid en voorspelbaarheid te vergroten.

AVG

In 2024 is het uitvoeren van de acties uit het verbeterplan AVG succesvol voortgezet, waarbij vooruitgang is geboekt om onze AVG-volwassenheid te verbeteren. We hebben gewerkt aan het versterken van interne processen, het verbeteren van de governance en het verhogen van het kennisniveau binnen de organisatie. Er heeft een voortgangsgesprek met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) plaatsgevonden, waarin wij belangrijke vorderingen hebben gepresenteerd.

Toekomstvaste financiële functie

Voor het verder professionaliseren van de medewerkers zijn leerlijnen ontwikkeld en opgestart. Nu de herinrichting van de clusters Sociaal Maatschappelijke Opgave en Ruimtelijk Economische Opgave nagenoeg is voltooid zijn de begeleiding en training van de budgethouders opgepakt. Dit alles in lijn met het (nieuwe) stuurmodel en de in 2023 ontwikkelde samenwerkingsafspraken.
Het traject van uniformering en kwaliteitsborging is hiermee doorgezet waarbij het nieuwe financiële systeem en de daarbij behorende optimalisatie van stuur- en managementinformatie verder kan worden gerealiseerd. Maar ook de managementverantwoordelijkheid beter kan worden waar gemaakt.

Vervanging financieel systeem

In 2024 zijn alle werkzaamheden opgepakt die nodig zijn om een succesvolle live gang van ERPx per 1 januari 2025 te borgen. De continuïteit van de financiële processen en bijbehorende informatiestromen is hierbij in eerste instantie uitgangspunt; na ingebruikname zal verdere optimalisatie ter hand genomen worden. De voorbereidende werkzaamheden hebben een grote wissel getrokken op de betrokken medewerkers die dit naast hun reguliere werk hebben ingevuld. Er zijn nog wat overlopende werkzaamheden naar 2025, maar de livegang per 1-1-2025 is inmiddels gestart.

Toekomstbestendige en robuuste financiële administratie

In 2024 hebben we belangrijke stappen gezet om onze financiële administratie toekomstbestendig en robuust te maken. Dit omvatte de implementatie van een nieuw financieel systeem, de verdere ontwikkeling en verbetering van financiële processen en managementinformatie en het maken van duidelijke dienstverleningsafspraken met interne en externe partners. Daarnaast hebben we ingezet op training en opleiding om de benodigde kennis en competenties te waarborgen. Deze inspanningen zorgen ervoor dat we betrouwbaar financiële gegevens kunnen registreren, analyseren en rapporteren, ten dienste van het functioneren van de organisatie.

Communicatie: vergroten zichtbaarheid, Heldere Taal en inclusie

'Beethoven' heeft een enorme impuls gegeven aan de zichtbaarheid van (regio) Eindhoven en bestuurders in lokale, regionale en nationale media.
Ambtenaren zijn getraind om duidelijk te schrijven, veel brieven zijn herschreven. We investeren naast ‘Heldere Taal’ ook in inclusieve communicatie. Er is een nulmeting uitgevoerd. Conclusie daarvan is dat de gemeente over het algemeen al redelijk wat diversiteit laat zien in tekst en beeld.

MVOI vertaald naar uitvoeringsprogramma

Het CPO office heeft in 2024 workshops gehouden met betrekking tot het implementeren en prioriteren van MVOI-thema’s.
Dit heeft geresulteerd in een aantal concrete actieplannen waarin men invulling geeft aan MVOI thema’s, voor een deel van de sectoren moet hier nog invulling aan gegeven worden.
Gemeente Eindhoven heeft meerdere nominaties en prijzen gekregen in 2024 als duurzame opdrachtgever.

Functionele en duurzame werkomgeving

In 2024 zijn we gestart met verbetermaatregelen (onder andere extra werkplekken en belcellen en huur extra ruimte) om een aangename en prettige werkomgeving te creëren, deze worden begin 2025 afgerond. Met de beschikbare middelen zijn we hiermee zo veel mogelijk tegemoetgekomen aan de wensen en noden van de sterk groeiende organisatie. Door alle betrokkenen optimaal mee te nemen en de samenwerking tussen de verschillende aspecten van de organisatie te verbeteren, werken we aan een huisvestingsstrategie die bijdraagt aan efficiënter hybride werken, werkplezier en het opvangen van de groei van de organisatie. We hebben grote stappen gezet in de verduurzaming van de werkomgeving door de volledige renovatie van het Mercado gebouw. Hiermee geven we als gemeente zelf het goede voorbeeld en dragen we bij aan de duurzaamheidsopgaven van onze stad.